Solution

Factures fournisseurs

Rapprochement commande, réception et facture automatique ; seules les exceptions passent par un humain.

Parlons de vos factures fournisseursConcept de solution illustratif

Concept de solution illustratif. Appuyé sur une expérience du fondateur : facturation électronique Peppol de bout en bout sur SAP Business One. Scénario type qui montre comment nous travaillerions. Il ne décrit pas un système réel ni un projet livré.

Le flux, avant et après

Aujourd'hui

Factures PDF reçues dans une boîte mail partagée
Encodage manuel dans l'ERP
Rapprochement avec la commande et la réception fait à la main
Factures sans commande envoyées « à qui de droit » par e-mail
Factures bloquées, fournisseurs qui relancent, risque de payer deux fois

Avec la solution

Réception centralisée : Peppol, PDF ou e-mail
Lecture automatique : fournisseur, montants, TVA, numéro de commande
Rapprochement à trois voies commande / réception (GRPO) / facture, avec tolérances
Facture conforme : comptabilisation proposée sans intervention
Facture sans commande : circuit d'approbation selon le montant, le centre de coût et le fournisseur
Un agent IA lit la facture et propose l'approbateur ; une personne valide
Écart de prix ou de quantité : l'acheteur reçoit la facture avec le motif
Tableau de bord : factures en attente, écarts, délais de traitement

Outils

SAP Business One ou SAP S/4HANA
Peppol
Power Automate et AI Builder
Microsoft Teams (approbations)
Power BI

Livrables

Processus AP avant / après en BPMN
Matrice d'approbation : montant, centre de coût, type de dépense
Règles de rapprochement et tolérances
Flux et intégration ERP testés
Tableau de bord des factures
Guide pour la comptabilité

Gouvernance

Seuils, tolérances et approbateurs fixés par la finance. L'IA propose, une personne décide. Séparation des tâches : qui crée un fournisseur ne valide pas ses factures. Chaque décision est historisée.

Votre équipe reprend la main

Votre comptabilité modifie un seuil, une tolérance ou une règle d'affectation sans développeur, et lit elle-même le tableau de bord.